Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, которые образуются в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Для отдела закупок этот документ является ключевым инструментом организации документооборота, обеспечивающим порядок, быстрый поиск и, что критически важно, соблюдение законодательно установленных сроков хранения документации.
В условиях постоянных изменений в 44-ФЗ и 223-ФЗ грамотно составленная номенклатура дел защищает заказчика от штрафов и помогает эффективно управлять архивом. В этой статье мы подробно разберем, как составить этот документ в 2026 году, какие сроки хранения актуальны и как избежать распространенных ошибок.
📁 Что такое номенклатура дел отдела закупок и зачем она нужна?
Номенклатура дел отдела закупок — это утвержденный внутренним приказом перечень заголовков дел (папок), которые формируются в процессе закупочной деятельности, сгруппированных по определенному принципу.
Основные цели документа:
- Систематизация документооборота: Четкая структура для регистрации, группировки и поиска документов.
- Соблюдение сроков хранения: Гарантия того, что документы будут храниться ровно столько, сколько требует закон, и уничтожены в установленном порядке.
- Подготовка к передаче в архив: Является основой для описей дел постоянного и временного хранения.
- Повышение эффективности работы: Сокращает время на поиск информации и снижает риски утери важных документов.
Основными нормативными актами, регулирующими хранение закупочной документации, являются Федеральный закон № 44-ФЗ, Федеральный закон № 223-ФЗ, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, который утверждает перечень типовых документов со сроками хранения.
📅 Сроки хранения документов по закупкам: подробная таблица для номенклатуры
Правильное определение срока хранения — основа номенклатуры. Сроки рассчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, дело за 2025 год будет храниться с 1 января 2026 года.
Таблица 1: Сроки хранения ключевых документов отдела закупок
Важные нюансы:
- По 223-ФЗ документация по конкретной конкурентной закупке (извещение, протоколы, заявки) должна храниться не менее 3 лет.
- Годовой отчет о закупках у субъектов малого предпринимательства (СМП) по 44-ФЗ также рекомендуется хранить не менее 3 лет, хотя прямой срок в Перечне не указан.
- Отсчет срока хранения контракта начинается после полного исполнения обязательств по нему всеми сторонами.
🏛️ Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
Шаг 1. Инвентаризация документов
Проведите аудит всех документов, которые генерирует ваш отдел закупок. Это можно сделать, проанализировав регламенты работы и опросив сотрудников. Сгруппируйте документы по направлениям: планирование, проведение процедур, работа с контрактами, отчетность, нормативные документы.
Шаг 2. Определение структуры и формулировка заголовков дел
Номенклатура составляется в виде таблицы. Каждому делу присваивается индекс, обычно состоящий из цифрового кода отдела и порядкового номера дела (например, 03-01, где 03 — код отдела закупок, 01 — первое дело).
Правила формулировки заголовков:
- Начинайте с названия вида документа (Приказы, Протоколы, Договоры) или обобщающего слова (Документация, Переписка).
- Указывайте конкретику: о чем документы («...о закупке компьютерной техники»), период («...за 2026 год»), авторство («...исходящие от Департамента экономики»).
Примеры правильных заголовков:
- 03-05 | Протоколы заседаний комиссии по осуществлению закупок. 2026 год.
- 03-12 | Документация по открытому аукциону в электронной форме на поставку мебели (№ 0128300007126000015).
- 03-25 | Контракты, заключенные по результатам закупок. 2026 год.
Шаг 3. Установление сроков хранения и оформление таблицы
На основе Таблицы 1 присвойте каждому делу срок хранения. Обязательно укажите примечания, если это необходимо (например, «Включая электронные образы документов», «Хранить с документацией по закупке»).
Образец фрагмента номенклатуры:
Шаг 4. Издание приказа об утверждении номенклатуры
Номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе:
- Утверждается номенклатура дел отдела закупок.
- Назначаются ответственные за ее ведение и формирование дел сотрудники (обычно это специалисты отдела делопроизводства или сам контрактный управляющий).
- Устанавливается порядок передачи дел в архив и ответственность за несоблюдение правил.
💾 Номенклатура дел в условиях электронного документооборота (ЭДО)
Современный отдел закупок работает с гибридным архивом: бумажные оригиналы и электронные документы. Это должно быть отражено в номенклатуре.
Ключевые правила:
- Местоположение файлов: В графе «Примечания» указывайте точный путь к электронной папке на сетевом диске или в системе электронного документооборота (СЭД). Например: \Server\Архив\Закупки\Контракты\2026\.
- Единство дел: Документы по одному вопросу, существующие в бумажной и электронной форме, объединяются в одно дело. В примечании пишется: «В деле имеются электронные образы документов».
- Самостоятельные электронные дела: Если дело существует только в цифровом виде (например, база данных в специализированной программе), оно вносится в номенклатуру отдельной строкой с указанием наименования программы и пути доступа.
✅ Практические рекомендации и типичные ошибки
- Не путайте номенклатуру дел и опись документов. Номенклатура — это план формирования дел, создается в начале года. Опись — это перечень документов, уже сформированных в деле, составляется при передаче в архив.
- Используйте Перечень № 236. Не определяйте сроки хранения произвольно. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Росархива.
- Учитывайте особенности. Для медицинских организаций из совокупного годового объема закупок (СГОЗ) исключаются закупки лекарств и оборудования. Но контракты с СМП на эти же позиции учитываются при выполнении квоты, если закупка была специально для них. Это важно для корректной группировки документов.
- Ежегодное уточнение. В конце каждого года номенклатура уточняется: указывается фактическое количество томов и вносятся необходимые коррективы. Раз в 5 лет она переутверждается полностью.
- Не забывайте про экспертизу ценности. Перед уничтожением документов с истекшим сроком хранения обязательно проводится экспертиза ценности с составлением акта. Без номенклатуры провести ее правильно невозможно.
Вывод
Номенклатура дел отдела закупок — это не бюрократическая формальность, а рабочий инструмент, который напрямую влияет на юридическую и финансовую безопасность организации. Грамотно составленный документ экономит время, избавляет от хаоса в архиве и является гарантией соблюдения требований контролирующих органов. Начав новый 2026 год с утвержденной и продуманной номенклатуры, вы закладываете основу для эффективной и безупречной работы всего отдела закупок.
