Нужно ли вносить в табель учета рабочего времени сотрудницу в декрете: Полное руководство на 2025 год
В практике кадрового делопроизводства часто возникает вопрос: нужно ли продолжать вести учет рабочего времени для сотрудницы, находящейся в так называемом «декрете»? Официальные разъяснения Роструда и нормы Трудового кодекса РФ дают на этот вопрос однозначный ответ — да, необходимо. Это требование является обязательным для всех работодателей и направлено на правильное документальное оформление трудовых отношений и расчетов с внебюджетными фондами. Данная статья подробно разъберет, как правильно отражать в табеле различные виды отпусков, связанных с рождением ребенка, и какие подводные камни могут встретиться на пути у кадровика и бухгалтера.
✅ Правовое обоснование: Почему сотрудницу в декрете нужно табелировать?
Обязанность работодателя вести учет рабочего времени для всех без исключения сотрудников закреплена в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. Эта норма не делает никаких исключений для работников, находящихся в отпусках, в том числе связанных с деторождением.
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет регламентирован статьей 256 ТК РФ. Несмотря на то, что сотрудница в этот период не выполняет свою трудовую функцию и не появляется на рабочем месте, за ней сохраняется место работы (должность). Сам отпуск включается в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности. Следовательно, этот период является legally значимым и подлежит обязательной фиксации в унифицированных учетных формах.
Отсутствие табеля учета рабочего времени или ненадлежащее его ведение само по себе является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой административный штраф для организации по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ в размере до 50 000 рублей.
📖 «Декрет» — это два разных отпуска: Какой код и когда применять?
В бытовом общении «декретом» называют два совершенно разных с юридической и учетной точки зрения периода. Их принципиально важно различать при заполнении табеля.
Таблица: Коды для оформления отпуска по беременности и уходу за ребенком
Порядок оформления в табеле:
- За каждый календарный день отпуска проставляется соответствующий код («Р» или «ОЖ»).
- В нижней ячейке, предназначенной для указания количества часов, ставится прочерк или ячейка остается пустой, так как рабочее время в эти дни не отрабатывается.
- Выходные и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, также отмечаются этими кодами. Не нужно заменять их кодом «В» (выходной).
💡 Практические нюансы и сложные случаи
1. Совместители
Порядок оформления табеля для внешних или внутренних совместителей ничем не отличается от правил для основных работников. В табеле по каждому месту работы проставляется код «ОЖ» (15) на весь период отпуска по уходу за ребенком.
2. Работа в режиме неполного рабочего времени во время отпуска по уходу
Сотрудник имеет право работать неполный рабочий день, находясь в отпуске по уходу за ребенком, при этом сохраняя право на получение пособия от СФР.
В этой ситуации в табеле за один день проставляется два кода:
- Код «ОЖ» (15) — на все время, когда сотрудник не работал (например, 6 часов, если он работал 2 часа в день).
- Код «Я» (01) — с указанием количества фактически отработанных часов (например, 2 часа).
3. Выбор формы табеля
- Коммерческие организации могут использовать унифицированные формы № Т-12 (для ручного учета с расчетом зарплаты) или № Т-13 (для автоматизированного учета), либо разработать собственную форму.
- Бюджетные учреждения обязаны применять форму № 0504421, утвержденную Приказом Минфина.
Важно: Независимо от выбранной формы, в ней должны быть предусмотрены коды для обозначения отпуска по уходу за ребенком («ОЖ»/15).
💎 Ответственность и сроки хранения
Ответственность: Неведение табеля или отсутствие в нем записей об отпуске по уходу за ребенком трактуется как нарушение трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для юридических лиц до 50 000 руб.).
Срок хранения: Табели учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) должны храниться в организации в течение 5 лет. Если в табеле были отражены сведения о сотрудниках, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, срок хранения увеличивается до 50 лет.
💎 Заключение
Внесение сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, в табель учета рабочего времени — это не право, а прямая обязанность работодателя, установленная законом и подтвержденная разъяснениями Роструда. Корректное и своевременное отражение кода «ОЖ» (15) позволяет не только избежать административных штрафов, но и четко документировать трудовую деятельность, обеспечивая прозрачность взаимоотношений между работником и работодателем на протяжении всего длительного периода отпуска.