Минфин разъяснил, что требование-накладную не нужно заполнять при перемещении имущества со склада на склад. Он нужен при выдаче материалов со склада для использования в деятельности учреждения. Если склада нет, то требование-накладную формируют при передаче имущества от ответственного лица иного структурного подразделения. письмо Минфина от 30.07.2024 № 02-06-06/70843
Письмо Минфина России от 30 июля 2024 г. № 02-06-06/70843 “Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом № 61н, в рамках реализации электронного документооборота”
7 августа 2024
Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению», по результатам рассмотрения вопросов участников Всероссийских совещаний, проводимых по федеральным округам Министерством финансов Российской Федерации в 2023 году, по применению унифицированных электронных первичных учетных документов: Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450), Требования-накладной (ф. 0510451), Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), оформляющих факты хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота, подготовило Методические рекомендации по их применению (далее - Методические рекомендации).
Кроме того, дополнительно сообщаем, что при наличии у работника (сотрудника) электронной цифровой подписи (ЭЦП), подписание информации ЭЦП вместо простой электронной подписи (простой ЭП), в случаях предусмотренных в Методических рекомендациях, не противоречит законодательству Российской Федерации.
Методические рекомендации по применению указанных унифицированных форм электронных первичных учетных документов, прилагаемые к ним примеры заполнения и бизнес-процессы размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе «Деятельность/Бюджет/Учет, отчетность и статистика государственных финансов/ Учет и отчетность о государственных финансах/ Учет государственных финансов/Методический кабинет».
Приложение: по тексту на 85 л., в 1 экз.
А.М. Лавров
7 августа 2024
Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению», по результатам рассмотрения вопросов участников Всероссийских совещаний, проводимых по федеральным округам Министерством финансов Российской Федерации в 2023 году, по применению унифицированных электронных первичных учетных документов: Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450), Требования-накладной (ф. 0510451), Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), оформляющих факты хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота, подготовило Методические рекомендации по их применению (далее - Методические рекомендации).
Кроме того, дополнительно сообщаем, что при наличии у работника (сотрудника) электронной цифровой подписи (ЭЦП), подписание информации ЭЦП вместо простой электронной подписи (простой ЭП), в случаях предусмотренных в Методических рекомендациях, не противоречит законодательству Российской Федерации.
Методические рекомендации по применению указанных унифицированных форм электронных первичных учетных документов, прилагаемые к ним примеры заполнения и бизнес-процессы размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе «Деятельность/Бюджет/Учет, отчетность и статистика государственных финансов/ Учет и отчетность о государственных финансах/ Учет государственных финансов/Методический кабинет».
Приложение: по тексту на 85 л., в 1 экз.
А.М. Лавров
Рекомендации по формированию первичного учетного документа
«Требование-накладная» (ф. 0510451)
Требование-накладная (ф. 0510451) применяется всеми типами учреждений бюджетной сферы (далее - Субъекты учета).
Требование-накладная (ф. 0510451) применяется при выдаче со склада или от ответственного лица иного структурного подразделения, принявшего материальные ценности при поступлении их в учреждение (в случае отсутствия склада) (далее - выдача со склада) для использования в деятельности учреждения:
для оформления заявки на получение ответственными лицами материальных ценностей со склада (например, выдача (получение) со склада электрических лампочек в структурное подразделение, отвечающее за их установку (замену), выдача со склада строительного материала (пиломатериала) для создания хозяйственным способом садовых скамеек, стирального порошка для стирки белья).
для передачи в эксплуатацию объектов основных средств;
при выдаче (получении) материальных запасов по утвержденному нормативу использования (норме положенности) (например, бумажные салфетки, моющие, чистящие средства для уборки помещения);
при выдаче материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, при выдаче продуктов питания на основании утвержденного руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) меню-раскладки). В этом случае Требование-накладная (ф. 0510451) предзаполняется автоматически после утверждения расчета потребности (например, меню-раскладки).
В случае приема-передачи материальных ценностей со склада на склад в целях их перемещения Требование-накладная (ф. 0510451) не применяется.
Требование-накладную (ф. 0510451) формирует ответственное лицо, структурного подразделения, инициирующего заявку на получение материальных ценностей, или сотрудником иного структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении, или ответственным лицом, передающим материальные ценности (например, заведующий складом при выдаче материальных ценностей по утвержденной норме положенности).
Формирование документа может осуществляться средствами информационной системы бухгалтерского учета, в том числе с использованием отдельных функциональных систем (например, система складского учета, система учета продуктов питания, система учета медикаментов).
Особенности заполнения реквизитов
Требования-накладной (ф. 0510451)
В реквизите «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения субъекта учета, сотрудником которого является ответственный исполнитель, формирующий документ.
В реквизите «Документ-основание» - реквизиты документа, которым определен норматив выдачи материальных ценностей, являющийся основанием для их выдачи, или документа, на основании которого произведен расчет потребности материальных ценностей для потребления на нужды учреждения (при наличии) (далее - материальные ценности по нормативу/расчету потребности) (например, номер и дата меню-раскладки для приготовления питания) с указанием в кодовой зоне номера и даты документа в формате «ДД.ММ.ГГГГ». При передаче объектов основных средств в эксплуатацию, а также для оформления заявки на получение ответственными лицами материальных ценностей со склада (за исключением материальных ценностей по нормативу/расчету потребности) реквизит «Документ-основание» не заполняется.
Содержательная часть Требования-накладной (ф. 0510451) формируется обособленно по соответствующим группам нефинансовых активов с отражением в кодовой зоне номера группы.
Требование-накладная (ф. 0510451) может формироваться как на один, так и на несколько объектов нефинансовых активов, входящих в одну группу объектов нефинансовых активов (например, «1.101.30 - основные средства - иное движимое имущество») в разрезе видов деятельности.
В случае, если Требование-накладная (ф. 0510451) включает объекты нефинансовых активов, относящимся к разным группам (например, к основным средствам, нематериальным активам, материальным запасам) в содержательной части Требования-накладной (ф. 0510451) формируются отдельные разделы «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» по каждой группе с учетом группировки объектов (например, группа - «основные средства - иное движимое имущество» - код группы с учетом вида деятельности - «1.101.30» или группа - «материальные запасы- иное движимое имущество учреждения» - код группы «1.105.30»).
В табличной части Требования-накладной (ф. 0510451) показатель графы 9 «отпущено» должен быть равен показателю графы 8 «затребовано».
Для материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, утвержденного меню-раскладки) показатель графы 8 «затребовано» формируется из данных утвержденного расчета потребности (например, меню-раскладки).
В указанном случае допускается отпуск материальных ценностей в количестве меньшем, чем затребовано (по наличию материальных ценностей на дату формирования Требования-накладной (ф. 010451) у ответственного лица-отправителя, но не более количества, затребованных материальных ценностей, указанных в графе 8 табличной части Требования-накладной (ф. 0510451) (графа 9 графе 8). При этом для недостающих материальных ценностей (например, продуктов питания, предусмотренных в меню-раскладке) формируется уточняющий расчет на замену недостающего количества материальных ценностей (например, на замену продуктов питания) в соответствии с которым формируется новое Требование-накладная (ф. 0510451).
Требование-накладная (ф. 0510451) подписывается:
ответственным исполнителем - сотрудником, ответственным за оформление Требования-накладной (ф. 0510451), простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа;
ответственным лицом, затребовавшим материальные ценности - простой ЭП;
лицом, санкционировавшим выдачу материальных ценностей - руководителем учреждения или уполномоченным им лицом - ЭЦП;
ответственным лицом, отпускающим материальные ценности со склада - сотрудником подразделения-отправителя - ЭЦП;
ответственным лицом, получающим материальные ценности - сотрудником подразделения-получателя - простой ЭП.
Данные о движении объектов нефинансовых активов отражаются:
для инвентарных объектов - в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или в Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0510216).
Для материальных запасов - в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Для объектов основных средств, учитываемых на 21 забалансовом счете «Основные средства в эксплуатации» - в Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213).
Бизнес-процесс (Приложение № 1).
Ответственный исполнитель субъекта учета формирует проект документа с предзаполнением заголовочной части реквизитами субъекта учета и ручным вводом (или выбором из справочника) ответственных лиц (отправителя и получателя), и лица, затребовавшего материальные ценности (при необходимости).
Содержательная часть документа заполняется:
путем ручного выбора - из справочников номенклатурного учета объектов с указанием количества.
предзаполнением - из документа-основания (для нормируемых материальных ценностей и при выдаче материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности) с одновременным указанием отпускаемого количества материальных ценностей.
После заполнения реквизитов ответственным лицом-отправителем осуществляется форматно-логический контроль на обязательность заполнения полей и наличие необходимого количества материальных ценностей. В случае оформления Требования-накладной (ф. 0510451) в качестве заявки на выдачу материальных ценностей со склада, в том числе на выдачу материальных запасов по утвержденному нормативу графа 8 «затребовано» формируется исходя из наличия количества материальных ценностей у ответственного лица-отправителя. При этом показатель графы 9 «отпущено» должен быть равен показателю графы 8 «затребовано».
Для материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, утвержденного меню-раскладки) показатель графы 8 «затребовано» формируется из данных утвержденного расчета потребности (например, меню-раскладки).
В указанном случае допускается соотношение показателей:
графа 9 графы 8. При этом Требование-накладная (ф. 0510451) на доработку не направляется.
Для недостающих материальных ценностей (например, продуктов питания, предусмотренных в меню-раскладке) будет формироваться новое Требование-накладная (ф. 0510451) на основании уточняющего расчета на замену недостающего количества материальных ценностей (например, на замену продуктов питания).
При отрицательном результате контроля документ возвращается на доработку. При положительном результате контроля, документ подписывается ответственным исполнителем ЭП и передается на подписание лицу, затребовавшему ценности.
Лицо, затребовавшее материальные ценности, осуществляет проверку заполненного формуляра, при отрицательном решении направляет его на доработку ответственному исполнителю, при положительном решении подписывает его ЭП.
Далее документ поступает на утверждение (разрешающая подпись) руководителю (уполномоченному лицу). В случае вынесения отрицательного решения документ аннулируется. Начинается процедура создания нового документа. В случае положительного решения документ подписывается руководителем (уполномоченным им лицом) ЭЦП и передается на подписание лицу, отпускающему материальные ценности, который подписывает документ ЭЦП.
Далее документ направляется получателю материальных ценностей. Получатель материальных ценностей подписывает документ простой ЭП или ЭЦП (при наличии).
Документ поступает в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию) для отражения в бухгалтерском учете. Осуществляется отражение документа в учете с формированием необходимых корреспонденций по балансовым счетам, увеличению показателей забалансового счета 21 «Основные средства в эксплуатации», внесению информации в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Журнал операций по забалансовому счету 21 (ф. 0509213), Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215), Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0510216), Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) для материальных запасов.
Пример формирования Требования-накладной (ф. 0510451) (Приложение № 2)
Исходные данные для формирования Требования-накладной (ф. 0510451).
Специалист отдела обеспечения деятельности (далее - Отдел) муниципального бюджетного учреждения «Спортивная школа №1» (далее - Учреждение) города Энска, Оленева Мария Юрьевна, в соответствии с функциональными обязанностями формирует в качестве заявки на получение (по запросу начальника отдела Воробьевой Евгении Сергеевны) материальных ценностей для уборки помещений (порошок стиральный, средство дезинфицирующее на основе хлора, средство для мытья полов) со склада Учреждения (ответственное лицо - заведующий складом, Сергеев Михаил Иванович) в соответствии с нормой положенности (расхода), утвержденной руководителем Учреждения правовым актом (приказом от 10.01.2024 № 36 «Об утверждении норматива расходов материальных запасов для уборки помещений административного здания» (далее - Приказ), Требование-накладную (ф. 0510451) от 22.03.2024 № 155 (далее - Требование № 155).
Заполнение Требования-накладной (ф. 0510451).
В реквизитах заголовочной части отражается:
Учреждение - «Муниципальное бюджетное учреждение «Спортивная школа № 1» города Энска», код по Сводному реестру - «001А7081»;
Структурное подразделение - «Отдел обеспечения деятельности», код структурного подразделения - «801»;
Главный администратор бюджетных средств (Учредитель) - «Комитет по образованию города Энска», код по главе БК - 988;
Наименование бюджета - «бюджет муниципального образования городского округа», код по ОКТМО - «88888999»;
Отправитель - «Склад № 1»;
Ответственное лицо-отправитель - «Сергеев Михаил Иванович», учетный номер - «789»;
Получатель - «Отдел обеспечения деятельности»;
Ответственное лицо-получатель - «Воробьева Евгения Сергеевна», учетный номер - «315»;
Документ-основание (при наличии) - «Приказ об утверждении норматива расходов материальных запасов для уборки помещений административного здания», номер - «36», дата - «10.01.2024».
Выдаваемые материальные ценности приобретены за счет бюджетных средств (КФО «1»).
«Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» - «Материальные запасы - иное движимое имущество» с указанием кода группы с учетом вида деятельности «1.105.30».
Количество затребованных материальных ценностей отражается в графе 8 «затребовано» в соответствии с утвержденным нормативом, утвержденным Приказом.
В таблице содержательной части отражается:
в графе 1 - наименование основное - «Порошок стиральный», «Средство дезинфицирующее на основе хлора», «Средство для мытья полов» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «789455», «789458», «789159» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «кг», «л», «л» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «166», «112», «112» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 8 - количество затребовано - «5,6», «3,8», «1,2» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 9 - количество затребовано - «5,6», «3,8», «1,2» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «485,00», «156,00», «325,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «2 716,00», «592,80», «390,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно, расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10.
Документ подписывается простой ЭП или ЭЦП (при наличии):
специалистом Отдела (Оленевой М.Ю.), сформировавшим Требование № 155;
начальником Отдела (Воробьевой Е.С.), затребовавшим материальные ценности;
начальником Отдела (Воробьевой Е.С), ответственным лицом, получающим материальные ценности.
Документ подписывается ЭЦП:
руководителем Учреждения (Тетеревым А.Н.);
заведующим складом (Сергеевым М.И), ответственным лицом, отпускающим материальные ценности.
При отработке документа в учете, выданные материальные запасы будут списаны на финансовый результат на основании Требования № 155 датой его утверждения руководителем Учреждения. В этом случае формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460) не требуется.
Пример формирования Требования-накладной (ф. 0510451) (Приложение № 3)
Исходные данные для формирования Требования-накладной (ф. 0510451).
Специалист технического отдела федерального казенного учреждения «Единый Центр обслуживания автотранспорта» (далее - Учреждение), Семенова Елена Михайловна, в соответствии с функциональными обязанностями (по запросу начальника отдела текущего ремонта транспортных средств, Сидорова Петра Ивановича) формирует в качестве заявки на получение материальных ценностей для ремонта транспортных средств (комплект инструментов и запасных частей для ремонта автомобилей) со склада Учреждения (ответственное лицо - заведующий складом, Иванов Петр Михайлович), Требование-накладную (ф. 0510451) от 11.03.2024 № 153 (далее - Требование № 153). Получает материальные ценности ответственное лицо - техник отдела текущего ремонта транспортных средств (Петров Евгений Семенович).
Заполнение Требования-накладной (ф. 0510451).
В реквизитах заголовочной части отражается:
Учреждение - «Федеральное казенное учреждение «Единый Центр обслуживания автотранспорта», код по Сводному реестру - «001А9999»;
Структурное подразделение - «Технический отдел»», код структурного подразделения - «801»;
Главный администратор бюджетных средств (Учредитель) - «Министерство автомобильного транспорта», код по главе БК - 999;
Наименование бюджета - «федеральный», код по ОКТМО - «00000001»;
Отправитель - «Склад № 3»;
Ответственное лицо-отправитель - «Иванов Петр Михайлович», учетный номер - «548»;
Получатель - «Отдел текущего ремонта транспортных средств»;
Ответственное лицо-получатель - «Петров Евгений Семенович», учетный номер - «637»;
Документ-основание (при наличии) - не заполняется.
Выдаваемые материальные ценности приобретены за счет бюджетных средств (КФО «1»).
Требование-накладная № 153 от 11.03.2024 формируется по двум подразделам: подразделу 1, где реквизит «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» имеет значение «Основные средства - иное движимое имущество» с кодом группы с учетом вида деятельности «1.101.30» и подразделу 2, где реквизит «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» имеет значение «Материальные запасы - иное движимое имущество» с кодом группы с учетом вида деятельности «1.105.30».
В таблице содержательной части отражается:
в подразделе 1:
в графе 1 - наименование основное - «Комплект инструментов для ремонта автомобилей» по коду строки «001»;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «11013600056» по коду строки «001»;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «комплект» по коду строки «001»;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «839» по коду строки «001»;
в графе 8 - количество затребовано - «1» по коду строки «001»;
в графе 9 - количество затребовано - «1» по коду строки «001»;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «25600,00», по коду строки «001»;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «25600,00», по коду строки «001», расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10;
в подразделе 2:
в графе 1 - наименование основное - «Запасная часть 1», «Запасная часть 2», «Запасная часть 3» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «12345», «12346», «12121» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «шт» по кодам строк «001», «002», «003»;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «796» по кодам строк «001», «002», «003»;
в графе 8 - количество затребовано - «10», «5», «20» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 9 - количество затребовано - «10», «5», «20» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «1500,00», «2000,00», «2500,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «15 000,00», «10 000,00», «50 000,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно, расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10.
Документ подписывается простой ЭП или ЭЦП (при наличии):
специалистом технического отдела (Семеновой Е.М.), сформировавшим Требование № 153;
начальником отдела текущего ремонта транспортных средств (Сидоровым П.И.), затребовавшим материальные ценности;
техником отдела текущего ремонта транспортных средств (Петровым Е.С.), ответственным лицом, получающим материальные ценности.
Документ подписывается ЭЦП:
руководителем Учреждения (Кониным А.А.);
заведующим складом (Ивановым П.М.), ответственным лицом, отпускающим материальные ценности.
При отработке документа в учете, выданные материальные запасы, на сновании Требования № 153 датой его утверждения руководителем Учреждения будут учитываться за ответственным лицом, получившим материальные ценности (техником отдела текущего ремонта транспортных средств (Петровым Е.С.).
При этом при установке (замене) запасных частей на транспортное средство формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) с отражением информации на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных».
Приложение №
к Методическим рекомендациям
по переходу на применение в 2023 году
организациями бюджетной сферы
унифицированных форм первичных
учетных документов, используемых
при ведении бюджетного учета,
бухгалтерского учета государственных
(муниципальных) учреждений
от 01.12.2022 № 02-07-07/_________
Бизнес-процесс «Создание формуляра Требование-накладная (ф.0510451)»
«Требование-накладная» (ф. 0510451)
Требование-накладная (ф. 0510451) применяется всеми типами учреждений бюджетной сферы (далее - Субъекты учета).
Требование-накладная (ф. 0510451) применяется при выдаче со склада или от ответственного лица иного структурного подразделения, принявшего материальные ценности при поступлении их в учреждение (в случае отсутствия склада) (далее - выдача со склада) для использования в деятельности учреждения:
для оформления заявки на получение ответственными лицами материальных ценностей со склада (например, выдача (получение) со склада электрических лампочек в структурное подразделение, отвечающее за их установку (замену), выдача со склада строительного материала (пиломатериала) для создания хозяйственным способом садовых скамеек, стирального порошка для стирки белья).
для передачи в эксплуатацию объектов основных средств;
при выдаче (получении) материальных запасов по утвержденному нормативу использования (норме положенности) (например, бумажные салфетки, моющие, чистящие средства для уборки помещения);
при выдаче материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, при выдаче продуктов питания на основании утвержденного руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) меню-раскладки). В этом случае Требование-накладная (ф. 0510451) предзаполняется автоматически после утверждения расчета потребности (например, меню-раскладки).
В случае приема-передачи материальных ценностей со склада на склад в целях их перемещения Требование-накладная (ф. 0510451) не применяется.
Требование-накладную (ф. 0510451) формирует ответственное лицо, структурного подразделения, инициирующего заявку на получение материальных ценностей, или сотрудником иного структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении, или ответственным лицом, передающим материальные ценности (например, заведующий складом при выдаче материальных ценностей по утвержденной норме положенности).
Формирование документа может осуществляться средствами информационной системы бухгалтерского учета, в том числе с использованием отдельных функциональных систем (например, система складского учета, система учета продуктов питания, система учета медикаментов).
Особенности заполнения реквизитов
Требования-накладной (ф. 0510451)
В реквизите «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения субъекта учета, сотрудником которого является ответственный исполнитель, формирующий документ.
В реквизите «Документ-основание» - реквизиты документа, которым определен норматив выдачи материальных ценностей, являющийся основанием для их выдачи, или документа, на основании которого произведен расчет потребности материальных ценностей для потребления на нужды учреждения (при наличии) (далее - материальные ценности по нормативу/расчету потребности) (например, номер и дата меню-раскладки для приготовления питания) с указанием в кодовой зоне номера и даты документа в формате «ДД.ММ.ГГГГ». При передаче объектов основных средств в эксплуатацию, а также для оформления заявки на получение ответственными лицами материальных ценностей со склада (за исключением материальных ценностей по нормативу/расчету потребности) реквизит «Документ-основание» не заполняется.
Содержательная часть Требования-накладной (ф. 0510451) формируется обособленно по соответствующим группам нефинансовых активов с отражением в кодовой зоне номера группы.
Требование-накладная (ф. 0510451) может формироваться как на один, так и на несколько объектов нефинансовых активов, входящих в одну группу объектов нефинансовых активов (например, «1.101.30 - основные средства - иное движимое имущество») в разрезе видов деятельности.
В случае, если Требование-накладная (ф. 0510451) включает объекты нефинансовых активов, относящимся к разным группам (например, к основным средствам, нематериальным активам, материальным запасам) в содержательной части Требования-накладной (ф. 0510451) формируются отдельные разделы «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» по каждой группе с учетом группировки объектов (например, группа - «основные средства - иное движимое имущество» - код группы с учетом вида деятельности - «1.101.30» или группа - «материальные запасы- иное движимое имущество учреждения» - код группы «1.105.30»).
В табличной части Требования-накладной (ф. 0510451) показатель графы 9 «отпущено» должен быть равен показателю графы 8 «затребовано».
Для материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, утвержденного меню-раскладки) показатель графы 8 «затребовано» формируется из данных утвержденного расчета потребности (например, меню-раскладки).
В указанном случае допускается отпуск материальных ценностей в количестве меньшем, чем затребовано (по наличию материальных ценностей на дату формирования Требования-накладной (ф. 010451) у ответственного лица-отправителя, но не более количества, затребованных материальных ценностей, указанных в графе 8 табличной части Требования-накладной (ф. 0510451) (графа 9 графе 8). При этом для недостающих материальных ценностей (например, продуктов питания, предусмотренных в меню-раскладке) формируется уточняющий расчет на замену недостающего количества материальных ценностей (например, на замену продуктов питания) в соответствии с которым формируется новое Требование-накладная (ф. 0510451).
Требование-накладная (ф. 0510451) подписывается:
ответственным исполнителем - сотрудником, ответственным за оформление Требования-накладной (ф. 0510451), простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа;
ответственным лицом, затребовавшим материальные ценности - простой ЭП;
лицом, санкционировавшим выдачу материальных ценностей - руководителем учреждения или уполномоченным им лицом - ЭЦП;
ответственным лицом, отпускающим материальные ценности со склада - сотрудником подразделения-отправителя - ЭЦП;
ответственным лицом, получающим материальные ценности - сотрудником подразделения-получателя - простой ЭП.
Данные о движении объектов нефинансовых активов отражаются:
для инвентарных объектов - в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или в Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0510216).
Для материальных запасов - в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Для объектов основных средств, учитываемых на 21 забалансовом счете «Основные средства в эксплуатации» - в Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213).
Бизнес-процесс (Приложение № 1).
Ответственный исполнитель субъекта учета формирует проект документа с предзаполнением заголовочной части реквизитами субъекта учета и ручным вводом (или выбором из справочника) ответственных лиц (отправителя и получателя), и лица, затребовавшего материальные ценности (при необходимости).
Содержательная часть документа заполняется:
путем ручного выбора - из справочников номенклатурного учета объектов с указанием количества.
предзаполнением - из документа-основания (для нормируемых материальных ценностей и при выдаче материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности) с одновременным указанием отпускаемого количества материальных ценностей.
После заполнения реквизитов ответственным лицом-отправителем осуществляется форматно-логический контроль на обязательность заполнения полей и наличие необходимого количества материальных ценностей. В случае оформления Требования-накладной (ф. 0510451) в качестве заявки на выдачу материальных ценностей со склада, в том числе на выдачу материальных запасов по утвержденному нормативу графа 8 «затребовано» формируется исходя из наличия количества материальных ценностей у ответственного лица-отправителя. При этом показатель графы 9 «отпущено» должен быть равен показателю графы 8 «затребовано».
Для материальных ценностей на основании утвержденного расчета потребности (например, утвержденного меню-раскладки) показатель графы 8 «затребовано» формируется из данных утвержденного расчета потребности (например, меню-раскладки).
В указанном случае допускается соотношение показателей:
графа 9 графы 8. При этом Требование-накладная (ф. 0510451) на доработку не направляется.
Для недостающих материальных ценностей (например, продуктов питания, предусмотренных в меню-раскладке) будет формироваться новое Требование-накладная (ф. 0510451) на основании уточняющего расчета на замену недостающего количества материальных ценностей (например, на замену продуктов питания).
При отрицательном результате контроля документ возвращается на доработку. При положительном результате контроля, документ подписывается ответственным исполнителем ЭП и передается на подписание лицу, затребовавшему ценности.
Лицо, затребовавшее материальные ценности, осуществляет проверку заполненного формуляра, при отрицательном решении направляет его на доработку ответственному исполнителю, при положительном решении подписывает его ЭП.
Далее документ поступает на утверждение (разрешающая подпись) руководителю (уполномоченному лицу). В случае вынесения отрицательного решения документ аннулируется. Начинается процедура создания нового документа. В случае положительного решения документ подписывается руководителем (уполномоченным им лицом) ЭЦП и передается на подписание лицу, отпускающему материальные ценности, который подписывает документ ЭЦП.
Далее документ направляется получателю материальных ценностей. Получатель материальных ценностей подписывает документ простой ЭП или ЭЦП (при наличии).
Документ поступает в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию) для отражения в бухгалтерском учете. Осуществляется отражение документа в учете с формированием необходимых корреспонденций по балансовым счетам, увеличению показателей забалансового счета 21 «Основные средства в эксплуатации», внесению информации в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Журнал операций по забалансовому счету 21 (ф. 0509213), Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215), Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0510216), Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) для материальных запасов.
Пример формирования Требования-накладной (ф. 0510451) (Приложение № 2)
Исходные данные для формирования Требования-накладной (ф. 0510451).
Специалист отдела обеспечения деятельности (далее - Отдел) муниципального бюджетного учреждения «Спортивная школа №1» (далее - Учреждение) города Энска, Оленева Мария Юрьевна, в соответствии с функциональными обязанностями формирует в качестве заявки на получение (по запросу начальника отдела Воробьевой Евгении Сергеевны) материальных ценностей для уборки помещений (порошок стиральный, средство дезинфицирующее на основе хлора, средство для мытья полов) со склада Учреждения (ответственное лицо - заведующий складом, Сергеев Михаил Иванович) в соответствии с нормой положенности (расхода), утвержденной руководителем Учреждения правовым актом (приказом от 10.01.2024 № 36 «Об утверждении норматива расходов материальных запасов для уборки помещений административного здания» (далее - Приказ), Требование-накладную (ф. 0510451) от 22.03.2024 № 155 (далее - Требование № 155).
Заполнение Требования-накладной (ф. 0510451).
В реквизитах заголовочной части отражается:
Учреждение - «Муниципальное бюджетное учреждение «Спортивная школа № 1» города Энска», код по Сводному реестру - «001А7081»;
Структурное подразделение - «Отдел обеспечения деятельности», код структурного подразделения - «801»;
Главный администратор бюджетных средств (Учредитель) - «Комитет по образованию города Энска», код по главе БК - 988;
Наименование бюджета - «бюджет муниципального образования городского округа», код по ОКТМО - «88888999»;
Отправитель - «Склад № 1»;
Ответственное лицо-отправитель - «Сергеев Михаил Иванович», учетный номер - «789»;
Получатель - «Отдел обеспечения деятельности»;
Ответственное лицо-получатель - «Воробьева Евгения Сергеевна», учетный номер - «315»;
Документ-основание (при наличии) - «Приказ об утверждении норматива расходов материальных запасов для уборки помещений административного здания», номер - «36», дата - «10.01.2024».
Выдаваемые материальные ценности приобретены за счет бюджетных средств (КФО «1»).
«Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» - «Материальные запасы - иное движимое имущество» с указанием кода группы с учетом вида деятельности «1.105.30».
Количество затребованных материальных ценностей отражается в графе 8 «затребовано» в соответствии с утвержденным нормативом, утвержденным Приказом.
В таблице содержательной части отражается:
в графе 1 - наименование основное - «Порошок стиральный», «Средство дезинфицирующее на основе хлора», «Средство для мытья полов» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «789455», «789458», «789159» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «кг», «л», «л» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «166», «112», «112» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 8 - количество затребовано - «5,6», «3,8», «1,2» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 9 - количество затребовано - «5,6», «3,8», «1,2» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «485,00», «156,00», «325,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «2 716,00», «592,80», «390,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно, расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10.
Документ подписывается простой ЭП или ЭЦП (при наличии):
специалистом Отдела (Оленевой М.Ю.), сформировавшим Требование № 155;
начальником Отдела (Воробьевой Е.С.), затребовавшим материальные ценности;
начальником Отдела (Воробьевой Е.С), ответственным лицом, получающим материальные ценности.
Документ подписывается ЭЦП:
руководителем Учреждения (Тетеревым А.Н.);
заведующим складом (Сергеевым М.И), ответственным лицом, отпускающим материальные ценности.
При отработке документа в учете, выданные материальные запасы будут списаны на финансовый результат на основании Требования № 155 датой его утверждения руководителем Учреждения. В этом случае формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460) не требуется.
Пример формирования Требования-накладной (ф. 0510451) (Приложение № 3)
Исходные данные для формирования Требования-накладной (ф. 0510451).
Специалист технического отдела федерального казенного учреждения «Единый Центр обслуживания автотранспорта» (далее - Учреждение), Семенова Елена Михайловна, в соответствии с функциональными обязанностями (по запросу начальника отдела текущего ремонта транспортных средств, Сидорова Петра Ивановича) формирует в качестве заявки на получение материальных ценностей для ремонта транспортных средств (комплект инструментов и запасных частей для ремонта автомобилей) со склада Учреждения (ответственное лицо - заведующий складом, Иванов Петр Михайлович), Требование-накладную (ф. 0510451) от 11.03.2024 № 153 (далее - Требование № 153). Получает материальные ценности ответственное лицо - техник отдела текущего ремонта транспортных средств (Петров Евгений Семенович).
Заполнение Требования-накладной (ф. 0510451).
В реквизитах заголовочной части отражается:
Учреждение - «Федеральное казенное учреждение «Единый Центр обслуживания автотранспорта», код по Сводному реестру - «001А9999»;
Структурное подразделение - «Технический отдел»», код структурного подразделения - «801»;
Главный администратор бюджетных средств (Учредитель) - «Министерство автомобильного транспорта», код по главе БК - 999;
Наименование бюджета - «федеральный», код по ОКТМО - «00000001»;
Отправитель - «Склад № 3»;
Ответственное лицо-отправитель - «Иванов Петр Михайлович», учетный номер - «548»;
Получатель - «Отдел текущего ремонта транспортных средств»;
Ответственное лицо-получатель - «Петров Евгений Семенович», учетный номер - «637»;
Документ-основание (при наличии) - не заполняется.
Выдаваемые материальные ценности приобретены за счет бюджетных средств (КФО «1»).
Требование-накладная № 153 от 11.03.2024 формируется по двум подразделам: подразделу 1, где реквизит «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» имеет значение «Основные средства - иное движимое имущество» с кодом группы с учетом вида деятельности «1.101.30» и подразделу 2, где реквизит «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе» имеет значение «Материальные запасы - иное движимое имущество» с кодом группы с учетом вида деятельности «1.105.30».
В таблице содержательной части отражается:
в подразделе 1:
в графе 1 - наименование основное - «Комплект инструментов для ремонта автомобилей» по коду строки «001»;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «11013600056» по коду строки «001»;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «комплект» по коду строки «001»;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «839» по коду строки «001»;
в графе 8 - количество затребовано - «1» по коду строки «001»;
в графе 9 - количество затребовано - «1» по коду строки «001»;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «25600,00», по коду строки «001»;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «25600,00», по коду строки «001», расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10;
в подразделе 2:
в графе 1 - наименование основное - «Запасная часть 1», «Запасная часть 2», «Запасная часть 3» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 4 - учетный номер инвентарный/номенклатурный - «12345», «12346», «12121» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 6 - наименование единицы измерения - «шт» по кодам строк «001», «002», «003»;
в графе 7 - код по ОКЕИ - «796» по кодам строк «001», «002», «003»;
в графе 8 - количество затребовано - «10», «5», «20» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 9 - количество затребовано - «10», «5», «20» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 10 - цена/первоначальная (балансовая) стоимость - «1500,00», «2000,00», «2500,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно;
в графе 11 - стоимость объекта (группы объектов) - «15 000,00», «10 000,00», «50 000,00» по кодам строк «001», «002», «003» соответственно, расчетная и соответствует произведению графы 9 на графу 10.
Документ подписывается простой ЭП или ЭЦП (при наличии):
специалистом технического отдела (Семеновой Е.М.), сформировавшим Требование № 153;
начальником отдела текущего ремонта транспортных средств (Сидоровым П.И.), затребовавшим материальные ценности;
техником отдела текущего ремонта транспортных средств (Петровым Е.С.), ответственным лицом, получающим материальные ценности.
Документ подписывается ЭЦП:
руководителем Учреждения (Кониным А.А.);
заведующим складом (Ивановым П.М.), ответственным лицом, отпускающим материальные ценности.
При отработке документа в учете, выданные материальные запасы, на сновании Требования № 153 датой его утверждения руководителем Учреждения будут учитываться за ответственным лицом, получившим материальные ценности (техником отдела текущего ремонта транспортных средств (Петровым Е.С.).
При этом при установке (замене) запасных частей на транспортное средство формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) с отражением информации на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных».
Приложение №
к Методическим рекомендациям
по переходу на применение в 2023 году
организациями бюджетной сферы
унифицированных форм первичных
учетных документов, используемых
при ведении бюджетного учета,
бухгалтерского учета государственных
(муниципальных) учреждений
от 01.12.2022 № 02-07-07/_________
Бизнес-процесс «Создание формуляра Требование-накладная (ф.0510451)»