Акт расхождений в ЕИС по 44-ФЗ: полный гид по приёмке с недостатками и частичной оплате
Электронная приёмка в ЕИС прочно вошла в практику госзакупок. Однако самый сложный момент для любой стороны — это ситуация, когда товар приехал не в полном объёме, его качество оставляет желать лучшего или обнаружились иные несоответствия условиям контракта. В таких случаях заказчик не может подписать документ о приёмке без оговорок, но и не всегда обязан полностью отказываться от товара. Оптимальный инструмент для этого — акт расхождений в ЕИС.
В этой статье разберём, что такое электронный акт расхождений, когда и как его оформлять, какие поля обязательно заполнить, какие последствия наступают для поставщика и как действовать, если заказчик некорректно оформил приёмку с претензией.
Часть 1. Понятие акта расхождений в ЕИС
Акт расхождений — это электронный документ о приёмке, который фиксирует неполное соответствие поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг) условиям контракта.
Фактически это не отдельный документ, а особый режим формирования документа о приёмке (электронного акта), при котором заказчик подтверждает, что товар не соответствует контракту полностью или частично, но принимает его в том виде, в каком он есть (частичная приёмка).
Ключевые ситуации, в которых оформляется акт расхождений:
Часть 2. Правовые основания и случаи обязательного электронного актирования
Обязанность использовать электронную приёмку в ЕИС установлена статьёй 94 Закона № 44-ФЗ. Электронное актирование обязательно при исполнении контрактов, заключённых по итогам любых открытых электронных процедур, а также ряда закрытых процедур.
Исключения составляют (ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ):
- контракты, заключённые по результатам закрытых электронных процедур, проводимых в соответствии с п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ;
- контракты, отвечающие критериям, предусмотренным п. 1 Особенностей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 19.04.2023 № 620;
- контракты, заключённые по результатам закупки, извещение о проведении которой размещено в ЕИС до 1 января 2022 г.
При закупках у единственного поставщика электронное актирование обязательно в следующих случаях:
- закупка с использованием электронной площадки в соответствии с ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;
- после несостоявшейся электронной процедуры заключается контракт с единственным поставщиком на основании п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ.
Для целей оформления акта расхождений ключевое значение имеет подпункт «г» пункта 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ (в редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 360-ФЗ), который устанавливает, что в случае несоответствия поставленных товаров условиям контракта заказчик вправе принять их с расхождениями (претензией), если это не противоречит законодательству Российской Федерации.
Часть 3. Пошаговая инструкция: как оформить акт расхождений в ЕИС
Шаг 1. Подготовка поставщиком первичного документа о приёмке
Поставщик формирует и подписывает в ЕИС документ о приёмке (электронный акт) в срок, указанный в контракте, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Шаг 2. Выбор итога приёмки «2 — товары приняты с расхождениями (претензией)»
При формировании документа о приёмке в ЕИС заказчик выбирает в поле «Итог приёмки» значение «2 — товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)».
При выборе этого значения в документе автоматически отображается блок «Информация о расхождениях в приёмке товаров, работ, услуг».
Шаг 3. Заполнение обязательных полей блока расхождений
В блоке расхождений необходимо заполнить следующие поля:
Шаг 4. Детализация расхождений по позициям (рекомендуется)
В блоке расхождений можно указать детализацию по каждой позиции:
- фактическое количество (принятое количество);
- стоимость принятой части;
- причину расхождения (недопоставка, брак, несоответствие ассортимента и т.п.);
- иные данные.
Шаг 5. Прикрепление подтверждающих документов
Заказчик обязательно должен прикладывать к электронному документу сканы бумажных документов, подтверждающих расхождения, например, акт о частичной приёмке или мотивированный отказ от приёмки части товара и т.п..
Какие документы можно приложить:
- акт о выявленных расхождениях (по форме ТОРГ-2 или произвольной);
- заключение экспертизы (если проводилась);
- фото- и видеоматериалы;
- иные документы, фиксирующие несоответствие.
Шаг 6. Подписание документа заказчиком и направление поставщику
Заказчик подписывает документ о приёмке с расхождениями своей УКЭП и направляет его поставщику через ЕИС.
Датой приёмки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги является дата размещения в ЕИС документа о приёмке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).
Часть 4. Обязанность поставщика: корректировочный документ
После получения от заказчика подписанного документа о приёмке с расхождениями (код «2») поставщик обязан сформировать корректировочный документ.
Важно: Формально поставщик не обязан формировать корректировочный документ в ЕИС, но если он хочет получить оплату по контракту, то должен. Именно у поставщика есть интерес в подписании корректировочного документа, так как от него зависят окончательные расчёты.
Как формируется корректировочный документ
Способы внесения корректировок (Письмо Казначейства России от 08.02.2022 № 14-00-05/2543):
Алгоритм действий поставщика
- Получить от заказчика в ЕИС подписанный документ о приёмке с расхождениями.
- Проанализировать характер расхождений.
- Устранить выявленные недостатки (если возможно и требуется).
- Сформировать корректировочный документ в ЕИС.
- Направить корректировочный документ заказчику на согласование.
- После проверки и подписания корректировочного документа заказчиком — ожидать оплату за фактически принятые товары, работы, услуги.
Часть 5. Акт о выявленных несоответствиях (бумажный документ)
Хотя ЕИС позволяет зафиксировать расхождения электронно, рекомендуется дополнительно оформить акт о выявленных несоответствиях на бумажном носителе. Этот документ может понадобиться в случае судебных разбирательств с поставщиком.
Рекомендуемое содержание акта
Часть 6. Юридические последствия акта расхождений
Для заказчика
- Заказчик подтверждает факт частичного исполнения и не вправе впоследствии требовать поставки непринятой части товара (если иное не предусмотрено контрактом).
- Заказчик сохраняет право на взыскание неустойки за недопоставку, просрочку или поставку некачественного товара (в рамках претензионного порядка и судебного разбирательства).
- Заказчик обязан оплатить принятую часть в срок, установленный контрактом (как правило, в течение 7 рабочих дней после подписания корректировочного документа).
Для поставщика
- Поставщик подтверждает факт ненадлежащего исполнения, что может быть использовано заказчиком для начисления штрафных санкций.
- Поставщик обязан устранить недостатки или согласовать соразмерное уменьшение цены (если это предусмотрено контрактом).
- Поставщик рискует быть включённым в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) в случае систематических нарушений или неисполнения обязательств по устранению недостатков.
- Поставщик имеет право на оплату фактически принятой части, но обязан инициировать корректировочный документ для получения расчётов.
Важное разъяснение
ЕИС предоставляет только инструменты для фиксации несогласия и запуска претензионной переписки. Дальнейший спор решается по претензии или в суде — это уже гражданско-правовой спор об исполнении контракта.
Часть 7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли оформить акт расхождений, если недостатки являются устранимыми?
Ответ: Да, можно. В этом случае рекомендуется не проводить частичную приёмку, а оформить мотивированный отказ от приёмки с требованием устранить недостатки. Однако если стороны договорились о принятии товара с недостатками с последующим их устранением, возможно оформление акта расхождений.
Вопрос 2. Что делать, если заказчик некорректно оформил акт расхождений (например, указал неверные причины или завысил объём недостатков)?
Ответ: Поставщик вправе:
- направить заказчику письменные возражения через ЕИС (в рамках претензионной переписки);
- отказаться от подписания корректировочного документа до урегулирования разногласий;
- обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика (если нарушен порядок приёмки);
- обратиться в суд с иском о понуждении к приёмке и оплате.
Вопрос 3. Какие последствия, если поставщик не сформирует корректировочный документ?
Ответ: Оплата поставщику не поступит, так как у заказчика не будет надлежащего документа для перечисления средств. Кроме того, заказчик вправе начислить неустойку за просрочку исполнения обязательств по представлению корректировочных документов (если это предусмотрено контрактом).
Вопрос 4. Нужно ли вносить изменения в реестр контрактов при акте расхождений?
Ответ: Да. Заказчик обязан разместить в реестре контрактов сведения об исполнении контракта (фактически принятой части) в течение 5 рабочих дней после подписания документа о приёмке с расхождениями (если иной срок не установлен Правительством РФ).
Вопрос 5. Можно ли оформить акт расхождений без участия поставщика?
Ответ: Да, если контрактом предусмотрена возможность односторонней приёмки или если поставщик не обеспечил участие своего представителя при приёмке. В этом случае акт составляется заказчиком самостоятельно с участием экспертов или приёмочной комиссии.
Вопрос 6. Какой код итога приёмки выбрать: «2» или «3»?
Ответ:
- «2 — товары приняты с расхождениями (претензией)» — если недостатки не препятствуют использованию товара (работ, услуг), и заказчик согласен принять их в существующем виде.
- «3 — товары не приняты» — если недостатки являются существенными, неустранимыми или делают товар непригодным для использования.
Ключевые сроки: календарь заказчика и поставщика
Заключение
Ключевые выводы по оформлению акта расхождений в ЕИС:
- Акт расхождений — это не отдельный документ, а особый режим заполнения документа о приёмке, при котором заказчик фиксирует несоответствие поставленного товара условиям контракта.
- Для оформления необходимо выбрать итог приёмки «2 — товары приняты с расхождениями (претензией)» и заполнить обязательные поля блока «Информация о расхождениях в приёмке товаров, работ, услуг».
- К акту расхождений обязательно прикреплять подтверждающие документы (акт о выявленных несоответствиях, заключение экспертизы, фото- и видеоматериалы).
- После получения подписанного заказчиком документа о приёмке с расхождениями поставщик обязан сформировать корректировочный документ, иначе оплата не поступит.
- Акт о выявленных несоответствиях (бумажный) рекомендуется оформлять — он содержит детали, которые могут быть важны для судебного разбирательства.
- Акт расхождений не лишает заказчика права на взыскание неустойки, но и не освобождает поставщика от обязанности устранить недостатки или согласовать соразмерное уменьшение цены.
- В случае спора стороны могут использовать претензионный порядок и судебное разбирательство — ЕИС лишь фиксирует факт несогласия.
Заказчикам рекомендуется тщательно документировать все выявленные несоответствия, привлекать экспертов при необходимости и строго соблюдать сроки подписания документов. Поставщикам — оперативно реагировать на полученные акты расхождений, своевременно формировать корректировочные документы и устранять недостатки для минимизации штрафных санкций и риска включения в РНП.
